Activos fijos
Concepto y sus características
¿Qué son?
R= Son los bienes de una empresa que se utilizan para la producción y distribución de los productos o servicios, adquiridos por un considerable tiempo y sin el propósito de venderlos.
Características:
- Ser físicamente tangibles
- Tener una vida útil de por lo menos mayor a un año
- Sus beneficios deben extenderse por lo menos mas de un año
- Ser utilizados en la producción o comercialización de bienes y servicios
Clasificación de los activos por organización
*Comercio:
Actividad social o económica las cuales venden y compran mercancía.
*Industrias:
Conjunto de las operaciones que se llevan acabo con la intención de transportar o transformar materiales.
*Servicio:
un servicio es el conjunto de actividades que lleva a cabo internamente una empresa por ejemplo para poder responder y satisfacer las necesidades de un cliente.
Adquisición de los activos fijos
• Modalidades:
Ingreso definitivo: Por compra: - Compra local
- Importación
Por donación
Ingreso temporal: Demostración
Activos temporales
• Formatos:
El único medio de solicitud de compra de un activo fijo a la Oficina de Proveeduría es el formato de pedido, el cual se encuentra disponible en la red - Dirección de Finanzas – Proveeduría – Formato de pedido.El formato u orden de pedido está conformado por un original y dos copias:
La hoja original es la utilizada para los trámites necesarios de compra al interior de la Oficina de Proveeduría.
La primera copia se la lleva la dependencia solicitante una vez radicada en la Oficina de Proveeduría.
La segunda copia es archivada en un consecutivo de pedidos recibidos por parte de la Oficina de Proveeduría.
No se radicarán requisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento de identidad de la persona que se va a responsabilizar del activo.
• Compras locales:
1. La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.
2. La dependencia lo envía para radicación a la Oficina de Proveeduría, sede Javeriana.
3. La Oficina de Proveeduría cotiza según tabla de atribuciones para compra.
4. Dependiendo del monto procede o espera reunión de la Junta de Compras o aprueba directamente el jefe de la Oficina de Proveeduría.
5. Una vez se autoriza la compra, Proveeduría elabora y entrega orden de compra al proveedor con las instrucciones de entrega.
6. Proveeduría coordina la entrega del activo. Dependiendo de las características del bien como su peso, volumen, delicadeza, etc. Pueden ser recibidos en la bodega o directamente en las instalaciones de la dependencia.
7. La dependencia firma como recibido previa inspección del bien. Debe, a la mayor brevedad posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento a la Oficina de Proveeduría.
8. Proveeduría, en forma simultánea a la entrega del activo en la dependencia, envía a la Oficina de Activos Fijos copia de la factura de compra y del pedido donde consta la recepción del activo por parte de la dependencia. Activos Fijos inicia los procesos de ingreso a la base de datos, plaqueo, personalización del activo, marcación y aseguramiento del activo, procesos que se detallaran más adelante.
• Importación:
-En términos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicación del proveedor que está radicado en el exterior, lo que obliga a pasos adicionales.-Son el transporte legítimo de bienes y servicios del extranjero los cuales son adquiridos por un país para distribuirlos en el interior de este. Las importaciones pueden ser cualquier producto o servicio recibido dentro de la frontera de un Estado con propósitos comerciales.
Técnicas para la identificación de los activos fijos
a).- Plaqueo:
En un buen proceso de inventario, debe estar acompañado de placas de identificación en donde se muestra claramente el logotipo del propietario de los bienes o activos fijos, de la misma manera debe llevar un código o numero que identifique el activo.
b).- Marcación:
Etiqueta o placa que va adherida a cada activo que contiene la información que lo identifica.
c).- Etiquetado:
La identificación de los activos puede llevarse acabo con diferentes materiales y tipos de etiqueta.
Los mas utilizados son las placas para activos fijos y las etiquetas de poliéster gris metalizado (plata) o polipropileno blanco.
d).- Código de barras:
Es un arreglo en paralelo de barras y espacios que contienen información codificada en las barras y espacios de símbolo. Esta información puede ser leída por dispositivos ópticos, los cuales envían información leída así una computadora como si la información se hubiera tecleado.
e).- Lector de chip:
Se extiende desde el simple etiquetado, mediante etiquetas con chip de radio frecuencia, a tarjetas para controles de acceso, pulseras o llaveros.
Control de activos
*Recepción:
Es un acta la cual sirve para dar los bienes, en ella se muestra el nombre de quien entrega los bienes, quien los recibe y los bienes que se otorgan.
*Resguardo:
Es un documento en cuadro donde una persona sede la custodia de activos fijos a otra persona, en ella encontraremos el nombre el nombre del activo, la cantidad y el precio de cada uno de los activos.
*Control en el almacén de los activos fijos:
Esto nos sirve para efectuar la recepción de los bienes adquiridos verificando que cumplan con lo pactado en el pedido, este documento es elaborado por los empleados de almacén.
Mantenimiento de activos fijos
Son los desembolsos procedentes de reparaciones y mantenimientos de los bienes de una empresa; los cuales tienen como fin mantener o restaurar los beneficios económicos que se esperan del rendimiento original estimado para un determinado bien. Dichos desembolsos serán considerados como gastos de ejercicios.
*Mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realizan en equipos en condiciones de funcionamiento.
El primer objetivo del mantenimiento es evitar o mitigar las consecuencias de las fallas del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que están ocurran.
El mantenimiento preventivo deben evitar las fallas en el equipo antes de que estas ocurran.
*Ejemplos de mantenimiento preventivo de una maquinaria industrial
- Nivel 1.- Observación diaria: Implica la observación del funcionamiento de la maquina, herramienta o ciclo normal de trabajo comprobando todas sus funciones.
- Nivel 2.- Observación semanal: Se checa la presión del aceite, el funcionamiento de los dispositivos de lubricación y las fugas de aceite.
*Mantenimiento correctivo
Se denomina mantenimiento correctivo, aquel que corrige los defectos observados en los equipamientos o instalaciones, es la forma mas básica del mantenimiento y consiste en localizar averías o defectos y corregirlos o repararlos.
*Ventajas
- Confiabilidad, los equipos operan en mejores condiciones de seguridad, ya que se conoce su estado, y sus condiciones de funcionamiento.
- Mayor duración de los equipos e instalaciones.
- Uniformidad en la carga de trabajo para el personal del mantenimiento debido a una programación de actividades.
- Menor costo de reparaciones.
*Desventajas
- Es muy probable que se origine algunas fallas al momento de la ejecución, lo que ocasiona que este sea mas tardado.
- El precio puede ser muy costoso, lo cual podría afectar a la hora de comprar los repuestos de recursos en el momento que se necesiten.
- No podemos asegurar el tiempo que tardara en repararse dichas fallas.
*Ejemplos de mantenimiento correctivo del edificio
Esto se lleva acabo ya sea cuando alguna parte del techo, piso, pared o de alguna otra parte del edificio se cae o se rompe, motivo por el cual requiere de uno nuevo.
